赴人工智能领域科技创新企业调研、举办北京—阿根廷经贸合作推介洽谈会、到智利与当地企业座谈……随着北京初夏气温的逐渐升高，北京市贸促会马不停蹄地推进着各项国际联络和贸易投资促进工作。下半年由他们承办的第十六届中国—拉美企业家高峰会即将召开，全体工作人员又都全力以赴开始了各种准备。
多年来，织密服务企业网、扩大国际朋友圈始终是北京市贸促会的工作重点。要问他们怎么织密、怎么扩大，可以看看他们连续二十五年成功举办的中国北京国际科技产业博览会（下称科博会）。
5月26日，2023中关村论坛展览（科博会）正式拉开帷幕。上午9时，科博会展区北侧的P7停车场接待处，北京市贸促会机关党委的韩厦显得有些焦急。再过半个小时，第二十五届科博会的首批参观嘉宾就要到场。站在韩厦身边的两名青年讲解志愿者也开始有些紧张。
1、服务就是将内容细化再细化
“不要紧张，你们在模拟演练中已经表现很棒了，要相信自己的实力。一会儿带团时沉下心来讲解，我会一直在你们身旁。”看着眼前的两名大学生，韩厦的语气格外和蔼。
为更好地提供服务，本届科博会上，北京市贸促会成立了党员展场服务先锋队。先锋队分为4个小队，分别负责运行保障、接待服务、咨询服务和安全保障工作。韩厦正是接待服务分队的一员，负责指导和培训青年志愿讲解员。
为了能够让众多来宾用最短的时间尽可能多地了解本届科博会的亮点，北京市贸促会特地从市内重点高校招募了十余名大学生志愿者充实讲解量。
“这些孩子大多是高校理工类专业在读学生，和科技发展、科技企业关系密切，我们希望能够通过这次讲解，让他们体会什么是好的服务，并以此为契机，帮他们开拓视野、深化专业学习，给未来择业带来一些帮助。”韩厦告诉记者。
可是，如何让这些学生准确、生动、形象地完成这些具有相当科技含量的讲解工作呢？
5月22日，讲解志愿者完成集结时，距离科博会开展仅仅还有4天。为了帮助学生们尽快进入角色，这4天，韩厦和同事们始终和志愿者们 “泡”在一起。
“我们先用两天时间介绍展区亮点，让大家形成基本认知。然后，带领他们一遍遍‘踩点’，熟悉不同路线和展场情况，尤其对重点展区更要格外关注。我们还通过角色扮演，让志愿者把我们想象成嘉宾，开展有针对性地模拟演练，帮助他们尽快适应自己的新身份。”韩厦介绍。
4天的准备期内，科博会的6大展馆，韩厦已经记不清带领着志愿者们熟悉了多少遍。展区里每一件展品旁，几乎都曾留下过他们的足迹。
可模拟和现实终究不一样。开展当天，第一波嘉宾对6大展馆兴致盎然，足足观展两个小时，不仅没有按照既定路线走，还对更多展区和展品提出讲解需求，这给第一次带团的志愿者带来了不小的挑战。只见韩厦全程跟着队伍，时刻关注着嘉宾们的要求和志愿者的反应，感觉可以随时冲上去为志愿者“解围”。但好在志愿者们已训练有素，圆满完成了上午的讲解工作，每个人的短袖衫都被汗水湿透。参观结束，望着嘉宾们赞赏的目光，韩厦知道，4天来一切的努力没有白费。
“大家不要解散，我们先去办公室进行第一次实战后的复盘。”上午十一点半，当展场的人们陆续休息，奋战一上午的讲解小分队却齐齐整整地围坐在一起交流经验教训。几个还没有带团的志愿者听完分享后若有所思，仿佛对下午的讲解工作更有了把握……
2、朋友圈就是用心筹备换来国际化拓展
下午三点，科博会1号馆人声鼎沸。在馆内的国际展区，显示着20余家知名外资企业名称的旋转屏在顶部一圈圈环绕，绚丽的灯光、动态的效果叠加企业的集中呈现，吸引不少观众在此驻足。
展区旁边，北京市贸促会国际展览部的程全与其他人的关注点明显不同。
他时而上前查看企业展示的过程，时而环顾各类设施的运行情况，时而又将目光聚焦于观众看展时的反应。
“前期筹备工作是我们部门的重要任务，大家在各自负责的领域都很拼。”作为科博会筹备工作的主力军，国际展览部成员分别承担了开展前需要完成的各方面关键事项，其中，国际招展工作落到了程全“身上”。
国际化率是全球知名展会成熟化的重要标志，作为大型国际科技交流合作盛会，如何不断提升科博会的国际化率一度成为让程全颇为“烧脑”的问题。今年春节一过，程全就利用赴海外推介交流的机会不断开拓新的国际资源。3月1日凌晨2:40，他踏上从北京首都国际机场飞往比利时布鲁塞尔的航班，飞机落地时，距离交流洽谈会的开始已不到两个小时。
“当天时间非常紧张，从机场赶到酒店后，在洗手间匆匆换上正装我们就奔向会场。好在交流效果非常不错，足足进行了4个小时。在路边简单吃点东西后，我们又开始了下一场交流活动。”赴国外出差的8天时间里，程全和同行伙伴每天都这样高强度工作。
4月18日，参展外企名单已全部确认。共有23个国家和地区的165家外资企业和机构参展，其中世界500强企业25家。程全此次的国际招展工作画上了句号，而如何为企业提供优质服务又成了新的焦点。
为搭建更好的服务平台，北京市贸促会主动为很多外资企业承担了展区设计工作。“首先要了解企业参展需求，确认设计思路。可是由于时差问题，和欧洲企业的沟通一般都要在夜里进行。”于是，程全又马不停蹄地开启了国际展区的设计协调工作。
深夜零点，程全准时打开与多个外资企业的沟通群，从展区位置、展品展项选择与摆放，到灯光色彩、LOGO尺寸、字体呈现……各种设计细节一一协调。“那时候每天基本要沟通到半夜两三点，一天最多协调十几家企业。”程全回忆道。
接下来，如何把企业的需求准确传达给设计师也是一项不小的考验。“因为人与人存在认知差，对同一个设计需求可能会有不同的理解。”为此，程全每周至少抽出一天时间，和三个国际展区的平面设计师、三维建模师、工程设计师面对面开会交流，从上午8点半到中午12点半，争取让大家对设计细节理解一致。没有时间当面沟通的，则是不停地在线联系。“通常一边用电脑看设计图或视频，一边打电话沟通需求。”
这一个多月里，企业需求和想法总在不断变化，设计方案也随之一次次调整。直到5月21日搭建工作开始，最终的设计方案才确定。程全粗略计算了一下，筹备期间，他“常驻”20多个企业沟通群，新加微信好友100多个，盯着电脑和手机工作了多久已无法统计。
程全说，自己的手机套餐每个月有1000分钟免费通话，平日里根本用不完，但四月和五月期间，刚到四、五号，免费额度就用完了，“每天各种电话沟通至少有 200分钟。”
有多大付出就有多少收获，程全负责招展、设计、搭建的三个国际展区亮相后都收获了许多参展企业、观展嘉宾和观众的赞许。“今年科博会的国际化率达到24%，不仅相比上一届有所提高，而且超过了全球知名展会的平均水平。”
然而，程全对此却并不满足，“未来我们还要与时俱进，不断超越，吸引越来越多出色的外资企业加入科博会国际展区。不论是展品、展项还是设计理念，都要争取实现更多全球首展的突破。”
3、成果就是在每一次奔赴中积累
“十米的插排不够长，得至少十五米”“物料还没进场，需要协调下”“音响没声了，抓紧检查设备”“PPT播放有些卡顿”……
晚上八点，偌大的科博会展场已从热闹回归平静。此时，位于展场北侧的一间会议室里却依然灯火通明。北京市贸促会对外贸易部的李远东依旧还在忙碌着。
作为推介洽谈组工作人员，科博会期间举办的八场推荐洽谈会，李远东负责了七场。而这七场会议过程中出现的任何问题，都需要他及时协调保障。
“晚上闭馆后的物料进场和一遍遍排练必须全程盯着，有任何问题提前发现、提前解决。”于是，只见他一会儿跑去展场门口拿闪送送来的急件，一会儿协调会议短缺的物料，一会儿又联系技术人员处理设备问题，就像一个小陀螺，以会议室为中心，在整个展场不停地转。
李远东晚上加班的辛苦没有白费，每一场会议圆满地结束就是对他工作的最大肯定。白天他还要跟进所有和会议相关的事宜，例如贵宾室的使用、接待未成功预约的会议嘉宾入场，甚至及时为会议室补上饮用水等等。他手机上的微信步数，每天两万步起已经是“标配”。
工作间隙，李远东聊起了那些在现场看不见的经历，包括3月就开始和不同会议主办方对接；4月开第一场协调会，根据科博会总体方案协调会议主题和邀请的嘉宾、观众类型，之后会议议程不停更新、汇总、报批；5月出于安全考虑，7场会议都集中改到科博会主场地举办，自此他又开启了数天的电话集中沟通模式。
“短时间内说服各家把分散在不同区域的活动集中到我们临时搭建的场地，还是很有压力的。”李远东那时候每天要和各个主办方打电话沟通协调，为了避免手机电量耗尽耽误工作，他多数时候都是边充电边打电话。“好在大家都能理解统一管理的初衷，最后的结果很圆满。”说话的同时，李远东看了一眼手表，距离这一场会议结束还剩五分钟。
他赶忙解释道，“我得回去协调下一场会议的进场工作了。”匆忙结束对话后，李远东加快脚步，又向他的“战场”奔赴而去。
4、二十五年如一日 真心苦功是支撑
中国北京国际科技产业博览会，创办于1998年，是经国务院批准，由科学技术部、国家知识产权局、中国国际贸易促进委员会和北京市人民政府共同主办的大型国家级国际科技交流合作盛会，由北京市贸促会承办，自2021年起与中关村论坛融合举办。科博会迄今已举办25届，据不完全统计，先后有100多个国家和地区1100余个境外代表团参加，参展机构和企业4万余家，累计接待观众580多万人次，为展示北京国际科技创新中心建设成果、促进政产学研用协同创新、深化国际产能合作提供了重要平台，在我国科技产业从引进来、自立自强到走出去的历史进程中留下了浓墨重彩的一笔。
“成功没有秘诀，每一届科博会的成功举办离不开北京市贸促人的担当。”北京市贸促会国际展览部部长安永军在科博会媒体中心接受记者采访时说，今年已经是北京市贸促会承办科博会的第25个年头，大家说科博会成功也好，办得不错也罢，反正没有捷径，都是在真心和苦功夫里面熬出来的。
今年科博会2.7万平方米的展览云集了650余家企业机构，展出区块链、高端制造、基因与细胞治疗等大批最新技术和前沿科技成果。吸引70余家央企矩阵、30余家科技领军企业、20余家高校院所及新型研发机构，以及安徽、广东、重庆、陕西、深圳、厦门等30多个省区市与计划单列市参展参会。23个国家和地区的165家外资企业和机构参展，其中世界500强企业25家。
5天展期，线上线下同步开展，现场接待各界观众近8万人次，接待专业观众团组40余批次，“云上科博”400余家企业展出千余项展品。吸引中央和各省区市160余家媒体探馆报道，仅央视新闻各合作平台新媒体直播累计观看量就超300万人次，并登上微博热搜总榜第三名。
安永军说：“从策划到招商招展再到现场运营保障，我们真是举全会之力，协同推进科博会的各项工作。”这一届如此，每一届都如此。
安永军说，二十五年来，北京市贸促会承办科博会积累了不少经验，但还是要琢磨如何自主创新。创新就是要和以前有所不同。今后的工作中，他们会继续更新知识、更新思路、更新想法，争取让科博会变得更加国际化、市场化和专业化。
记者手记
“涓涓细流”终汇成贸促力量的“海洋”
在2023科博会正式开展第一天的上午八点半，当我们来到媒体中心，已经忙活一个多小时的媒体宣传组负责人李振森，刚坐下准备吃早餐。了解我们的采访需求后，他立马起身对接工作，刚拿起的盒饭又放下了，“没事儿，先带你们去办公室认识下各小组的负责人，一会儿都忙起来就‘抓’不到人了。”他边说话边快步走，话罢，已经把我们带到了北京市贸促会工作人员办公的地方。
这是我们在科博会现场经历的第一幕，看似微不足道，却让人感受到了热火朝天的干劲儿。之后的几天里，当其他媒体聚焦于参展企业数量之多、实力之强，以及展品之创新、科技之前沿时，我们俩则穿梭在各个组的工作日常中，试图通过找寻细节来揭示科博会“幕后的力量”。
有一次，在跟着安全保障组完成巡馆后，我们偶然翻开了他们的工作记录本，发现里边“图文并茂”地记录了几十页展区搭建期检查出的问题，从电缆防护、消防设备摆放到螺栓固定、灯具悬挂、坡道设置、机器人充电等方方面面的安全隐患都被及时发现。在上面，还记录了相关人员整改后提供的回复，以及安全保障组检查确认后做出的标记。环环相扣，没有遗漏。
这样的细节很少能被数百家参展企业和数万观众注意到，但却实实在在地保障着展览的顺利运行。在这里，每一位成员的付出都是北京市贸促会服务企业及大众、促进经贸交流合作的缩影。而在更多的地方，还有更多的贸促人每天、每时都在为贸易促进工作默默努力着，他们就像一张张行走的营商环境“金名片”，他们的工作值得被看见。
